Resultaatgericht Samenwerken: als het stokt, hoe zet je dan die volgende stap?

Ik heb de laatste maanden een klein rondje gemaakt langs een aantal woningcorporaties en onder meer gesproken over hoe het staat met werken volgens Resultaatgericht Samenwerken (RGS). Veel corporaties hebben RGS omarmd en speelt het een cruciale rol in het realiseren van duurzame en efficiënte oplossingen voor huurders. Sommigen hebben al jaren ervaring, anderen zijn het speelveld net betreden. Wat opvalt is dat de basis veelal wel op orde is. Er zijn ambities gedeeld, afspraken gemaakt over het proces, het opstellen van scenario’s en niet te vergeten het financiële model en de prijsstelling. 

De volgende halte
En toch knaagt er wat. Hoe zetten we nu de volgende stap vragen corporaties zich af. Als je doorvraagt blijkt dat het nog niet allemaal koek en ei is. En dat de verwachtingen die woningcorporaties, maar ook de RGS-partners, hadden en hebben niet of maar voor deel worden ingelost. Wat is er aan de hand en wat kan je eraan doen? Ofwel hoe zetten we de volgende stap en halen we de volgende halte in de reis die RGS heet. En bovendien zien we als we daar zijn aangekomen dan ook aantoonbaar de resultaten en meerwaarde?

Belofte RGS
De uitdagingen waar woningcorporaties voor staan, zoals verduurzaming van het woningbestand, renovaties en het aanpakken van woningtekorten, vereisen innovatieve en flexibele oplossingen. Resultaatgericht Samenwerken biedt de mogelijkheid om sneller en effectiever in te spelen op deze uitdagingen. Door gezamenlijke doelen te stellen en verantwoordelijkheid te delen, kunnen processen worden versneld, faalkosten worden verminderd en wordt de kwaliteit van het werk verbeterd. In plaats van te werken vanuit een opdrachtgevers-opdrachtnemers verhouding, verschuift de focus naar partnership en gedeelde verantwoordelijkheid. Dit betekent dat alle partijen, van woningcorporaties tot aannemers en leveranciers, samenwerken aan dezelfde doelen: tevreden huurders, duurzame woningen en kostenbeheersing. En hoe loopt dat dan in de praktijk?

Waar schort het aan?
Maar met alle goede bedoelingen, stuurgroepen en projectgroepen, overlegstructuren, ervaringen delen etc. blijkt het in de praktijk toch heel lastig om echt die verantwoordelijkheid te delen en te pakken. Initiatieven komen moeizaam van de grond. De partijen die in de markt elkaars concurrent zijn, zitten nu aan dezelfde tafel en worden geacht samen te werken. Vaak gaat dat goed, maar op momenten dat er echt doorgepakt moet worden, samen kennis gedeeld en nieuwe modellen en initiatieven ontplooid, merk je dat de rem erop gaat of voorzichtig een ankertje wordt uitgegooid. Zonder dat je het merkt komt de trein tot stilstand. Wie neemt nu het initiatief, hoe moet je gaan sturen, en hoe hou je dan plezier en de relatie goed? De vaak aan de start beloofde resultaten in efficiënter werken die uiteindelijk leiden tot kwaliteit verbetering en kostenreducties blijven uit of kunnen niet zichtbaar worden gemaakt.  

Veranderende markt en omstandigheden
En zeker, de markt is veranderd en ook de complexe situatie waar woningcorporaties zich momenteel in bevinden. Eerst de markt. Prijzen van grondstoffen, materialen en arbeid zijn de afgelopen jaar substantieel gestegen. Er lijkt een bijna blijvende schaarste aan personeel wat het moeilijk maakt het werk in de keten tijdig en met goede kwaliteit af te krijgen. De aannemers die bij de start van een RGS overeenkomst kozen voor continuïteit in een markt waar je blij was met een corporatie die je dat kon bieden, komen nu om in de aanbiedingen en het werk. Dit drijft de in de markt prijs op waardoor je sterk in je schoenen moet staan als aannemer. En visie moet hebben om niet voor de korte termijn naar een ander te gaan en dat RGS maar even te vergeten. De woningcorporatie worstelt met het in balans krijgen van de gestegen kosten en huren die niet of beperkt mogen stijgen. Begrijpelijk en goed voor de huurder, een uitdagend vraagstuk voor de corporatie.

Meer aandacht voor de samenwerking zelf, 5 tips en suggesties
En welke kant moeten we dan uitkijken voor de oplossing? Kijk naar de samenwerking zelf! Onze ervaring leert dat de kunst van RGS zit in het tweede woord. Het samenwerken, een werkwoord. Hoe laat je die tot bloei komen zodat het eerste woord, het resultaat, als vanzelf volgt. En natuurlijk is het ook belangrijk om de strategie, structuur en processen op orde te hebben. Dat moet je sowieso doen. Maar maak een pas op de plaats en kijk opnieuw met elkaar naar de dynamieken in de samenwerking en hoe je de samenwerking kunt versterken.

Om een idee te geven hoe je dit kunt aanpakken geven wij hieronder 5 tips en suggesties uit onze praktijk. Je hoeft ze niet allemaal te doen. Eén of twee hiervan kan al het verschil maken of een aanzet geven tot nieuw inzicht en revitalisatie in het samenwerken.

1. Ambitie en doelstellingen
   Een open deur, maar toch zo belangrijk. Hebben we allemaal nog dezelfde ambitie. Willen we dezelfde kant op? Hoe is dat voor de verschillende partners? Wat zijn de overeenkomsten en vooral ook waar zitten de verschillen. Wat is er veranderd in de afgelopen jaren en door veranderingen in de markt. Welke doelen hebben we dan. Zijn die anders geworden bijvoorbeeld door een hogere druk op het bouwen woningen of een toename van kosten.

2. Deel je belangen in een veilige omgeving
   Zorg voor een veilige omgeving waarin iedere partner open zijn belangen op tafel kan leggen. Dit kunnen zakelijke belangen zijn maar evenzeer persoonlijke belangen, zoals de wens om te ontwikkelen, maatschappelijk toe te voegen of een stap terug te doen. Het delen van belangen helpt om met elkaar een gevoel en inzicht te krijgen waarom iets tot nu toe niet werkte. Ergens was er een beweging of een kracht die ervoor zorgde dat initiatieven niet van de grond kwamen. Iets mocht niet gezien of gezegd worden. Het delen van ieders belangen kan hier verlichting in brengen en boven tafel krijgen wat onder tafel leefde.

3. Commitment en voorwaarden
   Opnieuw het commitment van elke partner in de samenwerking bekijken en bespreken. Wat wil je als bedrijf én als persoon investeren in de samenwerking. Van waaruit komt die behoefte? Wil je er als bedrijf en persoon echt voor gaan of voelt het meer als een moetje omdat je in het verleden andere keuzes hebt gemaakt. En wat vaak wordt vergeten, welke voorwaarden zijn verbonden aan dat commitment. Bijvoorbeeld zakelijk: ‘ja ik ga investeren in tijd, geld en aandacht, maar dan moet mijn omzet wel met x% groeien in 3 jaar’. Of om mijn commitment te geven moet ‘er wel een strakke structuur zijn en een stuurgroep die werkt, of er moet iemand uit mijn eigen bedrijf tot regisseur worden benoemd’. Door het commitment en daaraan verbonden voorwaarde helder te krijgen weet je wat je aan elkaar hebt, of juist niet, zodat er minder verassingen zullen zijn en gestuurd kan worden op de samenwerking en de met elkaar te behalen resultaten.

4. Benoem een (keten)regisseur
   Benoem een (keten)regisseur die niet ‘de baas’ is maar wel de regie over de samenwerking voert. Hij of zij is zowel inhoudelijk bezig en aanspreekbaar als gericht op het laten werken van de samenwerking zelf. Een belangrijke en ook niet makkelijke rol. Je moet je goed kunnen inleven, kunnen laveren maar ook scherp en ‘direct’ zijn als dat nodig is. De regisseur helpt om samenwerkingen tot leven te laten komen en bloeien. Met uiteindelijk het (gezamenlijke) resultaat als doel. Want dat is goed om niet te vergeten, het doel is het resultaat en niet de samenwerking zelf, dat is ‘slechts’ het middel.

5. Geïntegreerde en multidisciplinaire teams
   Ook voor de hand liggend bij Resultaatgericht Samenwerken maar vaak in de praktijk toch lastig om te organiseren. Maak teams bestaande uit leden van de verschillende partner-organisaties en betrek daar verschillende disciplines bij. Zo kunnen vraagstukken vanuit meerdere kanten, expertise en ervaringen worden bekeken en ontstaat tevens begrip voor elkaars belangen en uitgangspunten. Het kost in het begin misschien even wat meer tijd maar loont zeker de moeite. Plan communicatie en overleg momenten (Live of via Teams/Zoom) zodat je elkaar regelmatig spreekt, bijvoorbeeld bij het maken van onderhoud-scenario’s of het ontwikkelen van een nieuwe methode of werkproces.

Bovenstaande onderwerpen helpen om RGS vanuit de samenwerking verder te laten groeien en de trein te laten versnellen waardoor de volgende haltes in zicht komen. Pak eens één of meerdere onderwerpen op en laat je inspireren door wat er in beweging wordt gezet.

Wil je hier vrijblijvend, met de benen op tafel, over verder praten? Prout begeleidt organisaties bij allerlei vormen van samenwerking en co-creatie en organisatieontwikkeling. Bel gerust 06-22 945745, neem contact op via https://prout.cc/contact/ of ga naar www.Prout.cc.